Aktenverwaltung

Unsere Lösung bietet vollständige Kontrolle über die Dokumentation in Ihrer Organisation. Sie ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie das Empfangen, Anordnen, Versenden, Archivieren und Austauschen von Dokumenten zwischen Benutzern an bestimmten Dokumentationsorten. Die Lösung vereinfacht die Überwachung von Geschäftsprozessen erheblich und steigert die Effizienz der Arbeit, die Kommunikation und die Geschwindigkeit in der Prozessbearbeitung.

Dateien verwalten


Das Subsystem ist eines der modernsten Records Management Systeme. Die Module wurden gemäß der Office Business Regulation entwickelt. Die Lösung umfasst den Administrations- und den Benutzerteil, und jeder Benutzer der Lösung hat Einblick und kann nur mit den für ihn bestimmten Dokumenten arbeiten. Die Lösung verarbeitet die üblichen Verfahren, die für den Betrieb des Bürogeschäfts erforderlich sind, indem Klassen, Prozesse, Ordner erstellt und Dokumentbereiche verwaltet werden.

Aufzeichnungen

Mit dem Subsystem können Sie eingehende, ausgehende und interne Datensätze erstellen. Es ist verfügbar, um unabhängige Dokumentdatensätze ohne Falldateien zu unterstützen oder Datensätze mit Falldateien zu verbinden. Durch das System wird das Versenden von ausgehenden Aufzeichnungen bei Überprüfung unterstützt.

Akten

Stellen Sie die Integrität der Dokumentation sicher, indem Sie Elemente im Infinity-Subsystem erstellen. Hängen Sie Dateien an andere Dateien mit ähnlichem Inhalt an, fügen Sie einen zugehörigen Datensatz hinzu oder fügen Sie mit nur wenigen Klicks Dateien mit allen zugehörigen Dokumenten zur entsprechenden Übermittlung hinzu.

Lieferscheine

Behalten Sie die Dokumentbewegung in Ihrem System mit Lieferungen im Auge. Die Materiallieferung ändert den Dokumentationsort der Akte oder Akte. Der interne Lieferschein dient zur Zustellung von Artikeln und Dokumenten am selben Dokumentationsort. Der digitale Lieferschein ermöglicht die elektronische Prüfung von Akten und Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum. Der digitale Lieferschein ändert niemals den Dokumentationsort der Akte oder Akte.

Post und Versand

Umfasst die Aufzeichnung eingehender und interner Post sowie die Erstellung direkter ausgehender Post. Mails bestehen aus Aufzeichnungen und anderen Sendungen (Briefe, Geldbriefe, Pakete, Telegramme). Versanddokumente über die Geschäftsstelle erstellen.

Ausleihe und Artikelprozess

Senden Sie einen Antrag auf Genehmigung zur Ausleihe von Archivdokumenten mit Überwachung der Fristen für die Rückgabe der Originalartikel und Verweigerung der Berechtigung zur Überprüfung (elektronische Lieferscheine) nach Ablauf der festgelegten Frist. Die Bearbeitung von Artikeln umfasst Prozesse zur Genehmigung, zur Ausstellung und zur Definition.

Archivierung und Extraktion

Über das System ist die Archivierung von Akten und Aufzeichnungen sowie die Verfolgung des Speicherorts der Archivsite und Vorschläge zum Extrahieren des Archivmaterials nach Ablauf der Frist möglich. Senden von Genehmigungsanträgen zur Ausleihe von Archivdokumenten mit Überwachung der Fristen für die Rückgabe der Originalartikel und Verweigerung der Einsichtnahme (elektronischer Lieferschein) nach Ablauf der festgelegten Frist.